Transformación Digital

Avances sin tropiezos

Los procesos y actividades de nuestro negocio están en constante evolución buscando alcanzar eficiencias y óptimos resultados. Los avances en la Transformación Digital en 2020 tuvieron un foco especial en cuidar la salud y la seguridad de nuestros colaboradores.

¿Por qué es importante?

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2020 fue el año en el que el mundo entero se vio amenazado por la Covid-19, que puso a prueba la capacidad de reacción de las personas y de las empresas para continuar con sus actividades productivas, y en TGI no nos detuvimos. La Transformación Digital movilizó toda una estrategia para hacerle frente a esta pandemia en nuestra compañía.

Las herramientas digitales y virtuales con las que contamos en TGI y GEB dan cuenta de la robustez tecnológica del Grupo, lo que permitió al negocio continuar sin contratiempos durante 2020.

Desde 2018 venimos diseñando el Plan Estratégico de Tecnología que nos permitió, durante la contingencia, estar en un nivel superior y apoyar el negocio con aplicaciones y plataformas necesarias para la operación. Además, los avances en ciberseguridad facilitaron la adaptación de los colaboradores en su trabajo desde casa.

La evolución de la Transformación Digital en la compañía impactó durante el año la eficiencia de los procesos y de los colaboradores: es una de las herramientas clave para promover la transparencia, la trazabilidad, la interacción en tiempos más cortos y la confianza en las relaciones con los clientes y grupos de interés.

Todas estas acciones fueron posibles gracias a la alineación de la Transformación Digital al Plan Estratégico desde los siguientes frentes:

Con plataformas de Transformación Digital enfocadas en la operación. Iniciamos un piloto para mediciones en la infraestructura de transporte usando IoT (Internet of things), lo cual nos permite operar en un nivel de clase mundial en eficiencia, confiabilidad, integridad y sostenibilidad, alineados al objetivo estratégico B1 de asegurar la propuesta de valor a través de la infraestructura.
Mediante la digitalización de procesos. Esto impacta de manera directa el desarrollo de la innovación y contribuye a hacer más eficientes la operación y nuevos negocios, alineados al objetivo estratégico B3 de asegurar la propuesta de valor a través de la innovación.

¿Cómo lo gestionamos?

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En 2020 impulsamos la Transformación Digital desde tres pilares: procesos, personas y tecnología. Enfocamos la innovación o el rediseño de procesos en hacer más eficiente el trabajo de las personas apoyados en tecnologías, bien sea de información o de operación.

En este escenario, y frente a la pandemia por la Covid-19, la Transformación Digital de nuestra compañía se enfocó en apalancar los procesos del negocio que estaban afectados y que debían ser modificados o rediseñados respondiendo a las necesidades de las áreas y de los negocios.

El traslado del 83% de colaboradores para trabajar desde sus casas incrementó las labores operativas, por lo que fue necesario mantener constante comunicación con las áreas Comercial y de Operaciones, donde está el grueso de nuestro negocio.

Además, en cabeza de la Subdirección de Salud y Seguridad en el Trabajo, desarrollamos y pusimos en marcha la herramienta tecnológica VidaRep, que permitió detectar tres tipos de riesgos:

Signos y síntomas de alarma frente a la Covid-19 para la toma de decisiones rápidas del equipo médico, lo que evitó que los colaboradores se vieran afectados por el virus
Afectaciones de salud mental y emocionales.
Ergonomía y prevención de enfermedades laborales.

En relación con la continuidad del negocio, la protección de los colaboradores fue clave en 2020 con medidas que incluyeron el distanciamiento físico y el trabajo desde casa. Por eso, en TGI promovimos la generación de espacios virtuales, como la Semana de la Salud, en la que contamos con una participación del 73% de los funcionarios.

En 2020 logramos

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Digitalizamos los procesos de abastecimiento de TGI con la implementación y uso de la herramienta SAP Ariba: así redujimos el tiempo y el uso de papel.

Con la implementación del CGA (Commercial Gas Application), nuestro Sistema de Transporte de Gas, el Sistema CORE de TGI y la contribución de varias herramientas tecnológicas, como el bus de integración, logramos pasar de una facturación 100% manual a una facturación 100% automática.
Reforzamos la elaboración de tableros de control para la analítica de datos y de información, cuyo diseño comenzó en 2019 y ahora permitió tener información en tiempo real para la toma de decisiones.
Creamos, en conjunto con los líderes de la Gerencia de Desarrollo Comercial, el Proyecto de Gestión de Garantías para digitalizar el proceso de garantías de los contratos comerciales, con lo que impactamos desde el cliente hasta el área financiera, para hacerlo más eficiente en tiempo, costo y seguridad. El uso de esta nueva herramienta nos traerá grandes beneficios en 2021.
Iniciamos el proyecto de cálculo de disponibilidad de transporte de gas y la creación y gestión de los contratos comerciales. Por regulación, la asignación de capacidad para el transporte de gas debe ser muy transparente. Antes, este registro se hacía manualmente (correo electrónico), pero se requería que este fuera automático y en tiempo real. Esperamos que esta solución tecnológica esté en producción en junio de 2021.
Implementamos el sistema Docusign, relacionado con la firma digital, que brinda eficiencia en las áreas de Abastecimiento, Asuntos Contractuales, Comercial. Además, permite cuidar el planeta al evitar el uso de papel, porque todo lo hace digitalmente, con toda la trazabilidad y seguridad.

Las herramientas digitales y virtuales con las que contamos en TGI y GEB dan cuenta de la robustez tecnológica del Grupo, lo que permitió nuestro negocio continuar sin contratiempos durante 2020.
Las herramientas digitales y virtuales con las que contamos en TGI y GEB dan cuenta de la robustez tecnológica del Grupo, lo que permitió nuestro negocio continuar sin contratiempos durante 2020.

Nuestros retos para 2021

En TGI tenemos el reto de definir el nuevo Plan Estratégico de Tecnología, de acuerdo con el Plan Estratégico que redefinió nuestro negocio en 2020.

Iniciar el uso de la primera fase del Sistema de Gestión de Garantías, que complementa el proceso de garantías de los contratos comerciales.
Entregar a la compañía información que permita la toma de decisiones estratégicas.
Asumir la responsabilidad y la gestión de todo lo que es la tecnología de operación (OT).
Establecer la ambición digital de la compañía y alinear el PETI 2021 a dicha definición y al nuevo Plan Estratégico de Negocio.
Trabajar en los proyectos de Transformación Digital que se desprenden de las definiciones mencionadas anteriormente.
Continuar con los desarrollos de la herramienta VidaRep para nuestros colaboradores y con alcance a contratistas.